担当者の登録イメージです。
入力時にリストから選択するのに便利なカナ順表示するためカナが必要です。
また、ダイレクトに担当者を指定するためIDを設けます。
退職者も削除してしまうとデータ的に困るので、在籍フラグも設けています。

後は、入力画面と計算・集計を作るだけです。
集計結果はCSVかXML形式で、FTPで決められたサーバーに転送できると便利かと思います。